Adjoint.e administratif.ive à l'estimation

Sous la supervision du Directeur de l’estimation, l’adjoint.e administratif.ive à l’estimation agit comme ressource de soutien administratif et organisationnel pour le département de l’estimation. La personne joue un rôle clé dans la gestion des processus de soumission, la coordination des documents, le suivi administratif des appels d’offres et le soutien aux équipes internes, tout en contribuant à diverses fonctions administratives et technologiques de l’entreprise. Il.elle travaille en étroite collaboration avec les estimateurs.rices afin d’assurer la conformité, la rigueur et le respect des échéanciers et de la documentation liés aux soumissions. 

 

Avantages liés au poste :

Cellulaire d’entreprise | REER collectif | Horaires flexibles | 4 semaines de vacances | Allocation santé | Activités et événements d’entreprise | Tenue décontractée | Ambiance conviviale | Bornes de recharge pour voitures électriques | Projets stimulants et variés dans une entreprise en pleine expansion.

Tâches liées au poste :

• Coordonner l’ouverture, le dépôt et la fermeture des soumissions selon les procédures établies, incluant le suivi des soumissions en cours et la mise à jour des tableaux de suivi;
• Offrir un soutien administratif et organisationnel à l’équipe d’estimation dans la gestion des appels d’offres (documents, échéanciers, formulaires, bordereaux, addendas);
• Procéder aux ouvertures de projets et assurer le classement et l’archivage des dossiers de soumission, en coordination avec le département de la construction;
• Assurer le suivi des addendas, questions/réponses et communications liées aux soumissions;
• Contribuer à la mise en page, à la révision et à la conformité des documents de soumission;
• Maintenir à jour les bases de données et la liste des contacts du département;
• Gérer l’inventaire des consommables de bureau et coordonner certains contrats internes;
• Maintenir le site internet à jour (projets en cours, réalisations, accès intervenants et informations corporatives);
• Participer à l’amélioration continue des outils, procédures et systèmes liés à l’estimation et à l’administration;
• Effectuer toute autre tâche connexe liée au soutien administratif du département de l’estimation et collaborer avec les autres départements..

Exigences et Qualifications :

• DEP ou DEC en administration, bureautique ou domaine connexe (ou équivalent);
• Expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire en soutien administratif et/ou coordination de bureau;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit.
•  Expérience dans le domaine de la construction ou de l’estimation (atout);
• Rigueur, autonomie, sens des responsabilités et esprit d’équipe;
• Capacité à gérer le stress et à évoluer dans un environnement où les échéanciers sont serrés et changeants;
• Excellente maîtrise des outils informatiques et des logiciels de gestion. Maitrise de la suite Microsoft 365 (Teams, Word, Excel, Forms, SharePoint) et aisance dans les environnements numériques collaboratifs. Familiarité avec les plateformes d’appels d’offres (atout);
• Capacité à gérer un inventaire et à participer à l’établissement et au suivi de budgets;
• Excellentes compétences en communication, organisation et gestion des priorités;
• Intérêt pour la photographie, la création de contenu média et les plateformes numériques (atout);
• Permis de conduire valide (déplacements requis).